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Discapacidad y Tecnología: 5 pautas para redactar documentos accesibles

Los documentos accesibles son aquellos que puede ser entendido/leído por diferentes personas, sin importar si se encuentran o no en situación de discapacidad.

Un documento accesible puede garantizar el acceso a la información a personas ciegas o con baja visión o daltónicas o a personas con dificultades de comprensión lectora.

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En el pasado se requería una inversión para garantizar la accesibilidad de un documento (braille, impresión en diferentes tamaños de fuentes, etc.). Pero hoy día la tecnología permite presentar documentos accesibles con facilidad.

En este artículo presentaremos 5 pautas para redactar documentos accesibles en formato Word o PDF, en base a la guía de documentos accesibles de Microsoft y a la guía de creación de PDF accesibles de Adobe.

1.- Estructura del documento

Los lectores de pantalla, al encontrarse con un documento, lo escanean desde la primera letra de la página uno a la última letra de la página final de este. De tal modo que, si el documento no está estructurado de forma accesible, el usuario o usuaria de lector de pantalla deberá navegar por cada página hasta encontrar el contenido que desea leer.

Microsoft Word permite dar estructura lógica y accesible a sus documentos a través de los títulos integrados. Esto indica Microsoft en su guía de documentos accesibles:

“Para conservar el orden de tabulación y facilitar la lectura de los documentos a los lectores de pantalla, use un orden de título lógico y las herramientas de formato integradas en Word. Por ejemplo, organice los títulos en el orden lógico preestablecido. Use título 1, título 2 y después título 3, en lugar de título 3, título 1 y, después, título 2. Además, organice la información de sus documentos en pequeños fragmentos. Lo ideal es que cada título incluya solo algunos párrafos”.

Si se tiene un documento con portada, introducción, capítulo I, etc. Procure utilizar los títulos integrados para separar cada sección y subsección dentro del documento. Ejemplo:

  • Título de Portada: Título 1
  • Introducción Título 2
  • Capítulo I: Título 2
  • Primera parte del capítulo I: Título 3
  • Segunda parte del capítulo I: Título 3

Es de destacar que, si decide guardar dicho documento creado en Microsoft Word en formato PDF, mantendrá la misma estructura accesible, lo que incluso garantizará la fácil navegación dentro del documento para cualquier usuario o usuaria, sin importar si usa o no un lector de pantalla.

2.- Texto alternativo de las imágenes y/u formas

Si su documento contiene imágenes, es necesaria que estas estén descritas para que los usuarios y usuarias de lectores de pantalla puedan identificarlas. Para ello, utilice la opción texto alternativo que facilita Microsoft Word y describa en pocas palabras la imagen que acompaña al texto.  

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Asimismo, evite usar imágenes como único método para ofrecer información importante o complementaria. “Si una imagen debe incluir necesariamente texto, repita ese texto en el documento. En texto alternativo, describa brevemente la imagen y mencione la existencia del texto y su finalidad”. 

En el caso de que su documento contenga formas y/u otros elementos decorativos, que ofrecen un diseño visual pero que no aportan al sentido del documento, procure marcarlos como “elementos decorativos” en el mismo apartado de Texto Alternativo de Microsoft Word. De otro modo, el lector de pantalla lo interpretará como una imagen vacía, lo que puede generar ambigüedad para los usuarios y usuarias.  

3.- Texto descriptivo en los hipervínculos 

Las personas que utilizan lectores de pantalla suelen navegar en el documento saltando a través de todos los hipervínculos que están contenidos en este. Los hipervínculos pueden ser externos, cuando redirigen al usuario a una página web ajena al documento o internos, cuando redirigen al usuario a distintas partes dentro del mismo documento.  

Si el usuario o usuaria navega entre la lista de hipervínculos del documento y consigue enlaces como “haz clic para verlo” o “leer más”, no podrá comprender a qué parte del documento o fuera de este lo va a redirigir, ya que no leerá el contexto asociado a ese hipervínculo.  

“Los vínculos deben trasmitir información clara y precisa sobre el destino. Por ejemplo, en lugar de crear un vínculo con el texto Haga clic aquí, escriba el título completo de la página de destino”.  

4.- Colores dentro del documento 

Microsoft recomienda no utilizar colores como único medio para trasmitir información dentro del documento.  

Por ejemplo, si se tuviese un documento con una lista de actividades permitidas y no permitidas y se colocasen las permitidas sobre un fondo de color verde y las no permitidas sobre un fondo de color rojo, sin ninguna otra indicación, podría resultar confuso o inentendible.  

En su lugar, si desea utilizar el color como medio para trasmitir información, procure también utilizar alternativas en texto.  

Asimismo, Microsoft recomienda aplicar un contraste suficiente entre el texto y los colores de fondo dentro del documento. La herramienta Comprobador de Accesibilidad permite detectar si un texto sobre fondo de color podría resultar difícil o no de leer para algunas personas.  

5.- Lenguaje claro del documento 

Siempre que el documento lo permita, procure utilizar en la medida de lo posible un lenguaje claro.  

“Una comunicación está en lenguaje claro si la lengua, la estructura y el diseño son tan claros que el público al que está destinada puede encontrar fácilmente lo que necesita, comprende lo que encuentra y usa esa información”. Fuente: International Plain Language Federation 

En los últimos años, el lenguaje claro se ha extendido, sobre todo en el ámbito administrativo y jurídico. El Lenguaje Claro es un estilo de redacción simple y eficiente que ayuda a las personas entender con facilidad lo escrito, sin necesidad de reelerlo. El Programa Lenguaje Ciudadano de IMPO, que pretende traducir la normativa nacional a un lenguaje accesible a toda la ciudadanía, podría considerarse un ejemplo de este estilo de redacción. 

El Lenguaje Claro no debe confundirse con la Lectura Fácil. La Lectura Fácil es una herramienta que facilita la Accesibilidad Cognitiva. Contribuye a garantizar el derecho de acceso a la información de personas con discapacidad intelectual.